軟件開發實施過程中如何管理業務需求

2015-04-23 10:23:07
目前,大多數企業IT建設與管理都滯后于業務變革,更談不上引領企業發展了。對于這些企業而言,IT對企業業務的支撐或者說推動,是由業務需求到了一定程度來決定的?偟膩碚f,企業的IT發展將取決于業務需求,而不是IT投資。

    企業的常規做法是比較典型的交鑰匙工程,業務部門提需求,軟件開發部門就去張羅方案論證并組織實施,業務部門最后驗收評價和使用,IT部門負責系統維護和更 新。這樣做的結果往往是系統不好用,不適用,或者跟不上業務的發展,業務部門不愿意用,最終成為擺設,浪費了投資,而帶來的唯一好處可能是給企業相關人員 上了一堂生動現實的用戶培訓課,花錢買了經驗教訓。

    一般地,在IT項目上線前后,都會做需求調研,并要求業務相關方簽字進行需求確認。而在后續的項目推進過程中,一般都會凍結業務需求不做變更響應。這樣會 造成系統上線后與業務需求匹配存在偏差,需求實現程度又直接關系到項目效果,業務用戶要求更改,這又增加系統正式上線時間,影響項目如期驗收,IT部門將 被詬病。如果項目比較復雜,IT部門害怕出錯,前期需求調研時間都比較長,應用推出的周期相應增加,業務部門等待時間過長,滿意度也會降低。

    因此,為了推進企業IT建設,適應業務管理需要,必須讓業務部門深度參與IT建設,充分激活業務人員的主觀能動性。如果企業以前沒有采用這種模式,可以選 擇一兩個業務部門,試點推行一些節省人力、改善效率的系統,業務部門很快感受到技術的好處,就會帶動其他部門逐漸形成主動提出各種需求的習慣。

    在軟件開發系統建設和完善過程中,企業都需要積極地管理業務用戶的需求,并根據情形對系統進行優化完善。為此,IT部門具有IT項目建設管理、系統維護職能,需要在系統全生命周期中對業務需求進行有效地管理,便顯得尤為重要。

    一是嘗試逐步建立需求量化管理模式,可以從使用角度對需求管理、IT實現程度、業務期望值等方面進行量化,考量項目是否滿足業務的期望。以需求管理為例, 在開始建立IT系統時,可同步建立用戶的使用日志,讓管理層、業務層的每一個使用者都可隨時了解企業整體系統的使用情況,哪些系統使用的頻率更高,哪些功 能用的多,哪些功能用的少等。通過這樣不斷的積累,在企業內部形成這樣一種新觀念:一個系統用得好不好,首先源于業務部門的需求提得好不好,業務部門應該 對這些需求負責。如果業務部門提出一項需求,但實際上并不使用這些功能,說明當初的需求提得并不好。

    隨著來自業務的需求越來越多,可以進一步引入看板管理,將需求進行分級分類。需求分為功能需求、界面需求、使用需求等,主要的、重要的需求會被寫到看板 上,讓所有人都可以看到哪些需求正在排隊,哪些需求正在解決中,哪些需求已經解決完畢,盡量做到公開、透明,能夠獲得相關部門和人員的理解、支持與配合。

    二是IT部門要幫助業務部門更好地提出需求。通過建立良好的溝通模式,IT部門和業務部門共同研究業務變化、需求變更,并深入探討需求的合理性。IT部門 在接到一項需求后,并不馬上就投入需求實現的工作中,而是先對需求進行初始化,探究需求背后的動機,了解業務部門的真正想法、管理者的想法、技術人員的想 法,各方達成一致。在確定需求的內容合理之后,才會開始進行規劃和執行階段。

    對于IT部門和乙方而言,平時最頭疼的并非項目型需求,而是來自用戶平時的零散需求,或者根本說不清需求,只有一個大概的需求框架。先說前者,零散需求往 往來自對現有某一項功能的改進,或者臨時需要對一部分數據進行處理等。面對這些零散需求,一般企業的IT部門會采取拖延戰術,盡可能不做響應,其實更好的 做法則是擁抱需求,擁抱變更。一個好的系統是設計出來的,一個好的系統也是用出來的。一個系統在用戶的使用中,必然因為用戶的習慣和業務變化,產生各種需 求,而IT部門通過小修小補的多次改變,才能逐漸讓系統變得友好易用。反之,如果一個系統不做任何變更,用戶逐漸便不愿意使用,系統也就荒廢了。

    至于后者,在業務需求不清晰的情況下,可以暫緩執行需求,應和業務部門繼續研究完善。當然,如果有能力,可以先搭建一些原型系統,引導業務部門思考,不斷參與系統試用,進一步明確、完善需求。

    三是要加強IT部門自身的團隊建設。在項目建設過程中,IT團隊最好能夠相對固定,并且要隨著業務發展進行轉型。企業IT部門在進行項目管理時,在乙方人 員進場后,不能只當“包工頭”監督乙方的工作進度,還要領會業務的IT需求和實施方案,進行需求的匹配分析。否則系統一旦上線,IT團隊還是不知道內部的 設計細節;诖,IT團隊需要具備更高的技術技能,包括把控需求、設計主要的技術路徑,從長遠來看更有利于IT團隊能力和價值的塑造。

    根據個人經驗,IT系統建設都是不斷的折衷,IT部門、業務部門和承建方三方相互妥協。系統越復雜越是這樣,企業要抓大放小,實現主要的功能需求、使用需 求和界面需求,一些未盡需求只要不影響大局也可以留待后續升級更新中去實現。從這點來看,IT系統項目建設和新房裝修其實差不多,業主方的能力強、考慮問 題全面,留的遺憾就會少一些,或者無關痛癢,總體上來說就算是比較成功的了。

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