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傳統的合同管理有哪些問題?合同管理系統又有哪些優勢?

作者: 來源: 日期:2019-12-16 11:07:59 人氣:5 加入收藏 評論:0 標簽:合同管理系統

銷售合同、采購合同、勞動合同、廣告代理合同……一個企業能產生的合同數量,多得你數都數不清。那么企業該如何管理這些合同,市面上的合同管理系統軟件是否真的能提高合同管理的效率呢?

目前合同管理的方式分為兩種:傳統合同管理、合同管理系統。

傳統的合同管理方式采用的是手工管理合同,即專人進行專柜管理或使用Word、Excel進行合同管理。但由于合同涉及的部門眾多,需要管理的合同要素也各不相同,因此傳統的手工管理方式存在管理效率低,費時費力等問題,具體如下:

1.文檔管理難、不便查閱

傳統的合同管理中,紙質版合同與電子版合同共存,當企業需要查閱以往合同進行決策參考時,查找非常不便且較耗時巨大。

2.格式不統一,信息匯總難

采用手工或EXCEL管理時,由于不同部門的數據格式不統一,匯總工作耗時太大,且存在人為統計誤差的風險。

3.保管過程中易遭篡改、損壞

合同涉及企業核心商業機密,應小心謹慎保管。但傳統的手工管理易存在被人篡改、偷盜及損壞的安全隱患,給企業帶來經濟風險。

4.缺少關鍵節點的預警機制

手工管理合同缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警,不能提示管理者及時的簽署,不能準確地預測近期可能發生的收支項目。

與手工合同管理相對的則是合同管理系統。合同管理系統是建立在信息技術基礎上,利用現代企業的先進管理思想,為企業提供決策、計劃、控制與經營績效評估的全方位、系統化的合同管理平臺。


合同管理系統具備的基本功能如下:

1.合同起草、修訂

合同管理系統支持在線起草、編輯、修訂、導入合同等功能,此外合同管理系統還提供海量合同示范文本庫,用戶可快速生成符合自己企業的合同范本。

2.合同審批

合同管理系統支持企業根據自身的業務流程自定義合同審批流程,并保存所有的審批意見,供合同審批人參考,支持在線打印及下載合同審批單。

3.合同文件管理

合同管理系統可以管理企業所有與合同相關的文件,如合同原稿、合同變更文件、合同附件等,并且支持合同分類歸檔,在線查詢及下載等功能。

4.合同進度查看及提示

合同管理系統可以明確記錄合同簽訂進度及簽署時間,并且提示用戶有待簽署的合同,方便用戶隨時了解合同執行的狀態。

5.其他自定義管理

合同管理系統除去基本常用的功能之外,還可支持企業根據自身業務需求自定義系統功能,如合同變更管理、結算管理、商品采購管理、項目管理等功能。

相對于合同管理系統,傳統手工合同管理存在很多的弊端,已無法滿足企業發展的需要。而合同管理系統采用互聯網+思維,不僅能夠完美的規避傳統合同管理的缺陷,且能夠使企業進行合法化、標準化、有效的管理合同,樹立良好的企業形象和誠信,從而提高企業在市場經濟中的核心競爭力,促進企業的穩定發展,是所有企業的最佳選擇。


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